Verschillende leden hebben bij het KNHG aan de bel getrokken over de bèta-versie van het nieuwe zoeksysteem van het Stadsarchief Amsterdam, die sinds begin 2025 online staat. Historische onderzoekers en docenten maken zich zorgen dat de zoekresultaten in dit nieuwe systeem, met alle voordelen die het biedt, te beperkt zicht bieden op de context waarin de stukken zijn gearchiveerd en de klassieke inventaris met boomstructuur teveel uit beeld verdwijnt als sleutel tot wetenschappelijk archiefonderzoek. Zij betreuren ook dat professionele historici slechts in beperkte mate bij de ontwikkeling van het nieuwe zoeksysteem zijn betrokken. Gezien de voortrekkersrol die het Stadsarchief al decennia speelt in het Nederlandse archiefwezen strekken deze zorgen zich ook uit tot andere archieven die in de toekomst mogelijk dit nieuwe zoeksysteem ook willen invoeren.
Op 19 juni j.l. hebben KNHG-voorzitter Jan Hein Furnée en directeur Antia Wiersma een constructief gesprek gevoerd met directeur Bert de Vries van het Stadsarchief en projectleider Nelleke van Zeeland om deze zorgen binnen de beroepsgroep te bespreken en van gedachten te wisselen over oplossingsrichtingen.
Het nieuwe zoeksysteem van het Stadsarchief is gebaseerd op linked open data waarin archiefbeschrijvingen voortaan worden gestructureerd als een netwerk van elementen met onderlinge relaties: ‘bestandsdelen’ (geïdentificeerd met inventarisnummers) zijn zoals vanouds verticaal gelinkt in ‘groepen’ (rubrieken) en ‘archiefblokken’ (archieven, geïdentificeerd met toegangsnummers), maar voortaan eveneens horizontaal door middel van personen, organisaties, en in de toekomst waarschijnlijk ook locaties, enzovoorts. Zie hierover de blogs die sinds begin 2025 zijn gepubliceerd.
Het nieuwe zoeksysteem is een slotstuk van een al negen jaar lopend project binnen het Stadarchief, waar ook de inrichting van een e-depot en een nieuw collectiesysteem onderdeel van waren. Het zoeksysteem is zodanig ingericht dat ook digitaal geboren archieven opgenomen kunnen worden. Zodra het zoeksysteem goed functioneert, zal het naar verwachting in het najaar van 2025 alle nu nog verschillende zoeksystemen binnen het Stadsarchief vervangen.
Zoeken gaat dan ‘à la Google’: de gebruiker begint een zoekopdracht met één zoekvenster en kan vervolgens filters toepassen om de zoekopdracht te verfijnen. De gebruiker behoudt de mogelijkheid om door middel van ‘groepen’ en ‘archiefblok’ zicht te krijgen op de structuur van de klassieke inventaris. Bij grote, complexe archieven is de kans groot dat de gebruiker, ook na de effectieve aanpassingen die afgelopen maanden zijn verricht, snel het overzicht kan verliezen.
Het Stadsarchief erkent het cruciale belang van de klassieke archiefinventaris met boomstructuur als zoekingang én als context voor goed historisch wetenschappelijke onderzoek. De directeur van het Stadsarchief heeft toegezegd om de zichtbaarheid en vindbaarheid van de klassieke archiefinventaris met boomstructuur verder te vergroten. In aanvulling op de huidige zoekfuncties zal daarom in elk geval de volledige collectie archiefinventarissen beschikbaar worden gemaakt in de vorm van pdfs.
Het Stadsarchief heeft ook bevestigd dat de toegangsnummers van de archieven (archiefblokken), de structuur van de inventarissen en de inventarisnummers in het nieuwe collectie- en zoeksysteem niet zullen veranderen. Het Stadsarchief zal bij livegang van het nieuwe zoeksysteem uitleg geven over welke links een redirect krijgen en welke niet. De uuid van de huidige permalinks blijft (waar mogelijk) ongewijzigd en kan worden gebruikt om links (geautomatiseerd) aan te passen.
Het KNHG heeft in het gesprek op 19 juni het belang uiteengezet van een Systematisch Archievenoverzicht, waarin archiefinventarissen thematisch, vaak met boomstructuur zijn gerubriceerd. Dit belang strekt zich ook uit tot studenten die op zoek zijn naar bruikbare archiefcollecties die hen in staat stellen wetenschappelijk relevante historische vragen aan concrete case studies te stellen. Het Stadsarchief heeft aangegeven dat zij vooralsnog niet overwegen om de bestaande archiefinventarissen thematisch in een Systematisch Archievenoverzicht te clusteren. We blijven hierover met het archief in gesprek.
Sinds begin 2025 staat de bèta-versie van het nieuwe zoeksysteem online met het uitdrukkelijke doel om gebruikers in staat te stellen om er kennis van te nemen en concrete knelpunten en suggesties door te geven. Dit kan door middel van een online formulier.
Het Stadsarchief erkent het grote belang van de expertise en feedback vanuit de historische beroepsgroep. Het KNHG en het Stadsarchief hebben afgesproken dat KNHG-leden hun feedback ook rechtstreeks aan het KNHG kunnen richten (info@knhg.nl), zodat onze vereniging de feedback vanuit de historische beroepsgroep ook effectief gebundeld aan het Stadsarchief kan voorleggen en waar nodig toelichten.
Komend najaar zullen het Stsdarchief en het KNHG een gezamenlijk webinar organiseren voor wetenschappelijke onderzoekers, waarin nieuwe kansen, beperkingen en mogelijke oplossingen van het nieuwe collectie- en zoeksysteem centraal zullen staan. Meer informatie hierover volgt in de KNHG Nieuwsbrief of via de KNHG-website.
Het KNHG en het Stadarchief hebben in het gesprek ten slotte de algemene wens uitgesproken om de samenwerking tussen de historische wereld en de archiefwereld komende jaren verder te versterken. Een van de concrete samenwerkingsinitiatieven die is besproken betreft de vervaardiging van een archiefhandleiding voor studenten geschiedenis. Tevens wordt nagedacht over de invulling van een gezamenlijke sessie op de Historicidagen 2026 in Leiden (27-29 aug), die als thema hebben Toekomst van Geschiedenis.
3 opmerkingen for Nieuw collectiezoeksysteem in het Stadsarchief Amsterdam
Geachte,
Met veel belangstelling las ik u bericht over de gesprekken met het Stadsarchief Amsterdam. Ik doe al jaren onderzoek in dat archief, en naast de vele pluspunten van dat archief, zijn de veranderingen soms geen verbeteringen. Het behoud van de oude “boomstructuur” is m.i. heel belangrijk. Een ander aspect dat steeds meer op de achtergrond is geraakt, is de specifieke geschiedenis van een toegang of archief. Zo zijn ooit (als voorbeeld) de NEHA-archieven verdeeld over het Stadsarchief Amsterdam, IISG en Gemeentearchief Rotterdam. Je moet het maar weten! Het helpt onderzoek als je weet wat de geschiedenis is van een archief. Een ander onderwerp, waar verbetering mogelijk is, is om duidelijk aan te geven bij de notariële archieven, of er wel digitalisering mogelijk is. Het is zonde van de tijd en moeite, om digitalisering aan te vragen en dan als antwoord te krijgen dat het archief te fragiel is om gedigitaliseerd te worden. Dat kan ook bij voorbaat aangegeven worden en je kunt dan je onderzoek zo regelen dat je weet dat je naar de Studiezaal moet. Overigens ook een compliment: ik heb bij mijn onderzoek en promotie ontzettend veel baat gehad bij de kennis en betrokkenheid van de medewerkers van het Stadsarchief. Met vriendelijke groet, Paul Koulen.
Dit is een zeer zorgelijke ontwikkeling, vooral als andere archiefinstelligen zouden besluiten dit voorbeeld te volgen. Zoeken ‘a la google’ kan nooit een vervanging zijn van systematisch onderzoek via een inventaris, zoals die zichtbaar is via de boomstructuur. Bovendien is ‘zoeken a la google’ ook nu al mogelijk op de huidige site archief.amsterdam/inventarissen. De resultaten die je daar na een zoekactie vindt, kun je meteen interpreteren, omdat je hun plek in een inventaris in één oogopslag ziet (wanneer je filtert op ‘rubrieken en archiefbestanddelen’). Op de betasite is dat juist niet te doen. Een andere kanttekening bij ‘google-achtig’ zoeken is natuurlijk dat de records helemaal niet beschreven zijn om te worden gevonden met een zoekmachine, maak vaak namen hebben die alleen betekenis hebben als je zicht hebt op het geheel.
Wat nodig is voor historisch onderzoek (en overigens ook voor veel andere doeleinden) is inzicht in de structuur van een archief, d.m.v. een inventaris, die bij elk archief beschikbaar zou moeten zijn. Op die manier kan de onderzoeker inzicht krijgen in het aanwezige, en niet-aanwezige, materiaal, en kan top-down het archief worden benaderd om bijv. systematisch reeksen acta door te nemen. De betasite biedt slechts de mogelijkheid om door te klikken op een naamloze groep (?) of bestanddeel (?), steeds verder een ‘tak’ in. De kracht van de huidige site met boomstructuur is juist het overzicht waarbij takken kunnen worden open- en dichtgeklapt.
Kortom: de betaversie van het nieuwe zoeksysteem biedt op dit moment geen enkele meerwaarde boven de huidige raadpleegomgeving, maar maakt daarentegen veel onderzoek onmogelijk. Het lijkt dan ook zeer prematuur om dit najaar live te gaan, zonder een grondige bezinning op de bruikbaarheid voor onderzoek en andere doeleinden. Hoopvol is wel de toezegging van de directeur Stadsarchief ‘om de zichtbaarheid en vindbaarheid van de klassieke archiefinventaris met boomstructuur verder te vergroten’. Dit lijkt echter lastig in de passen in de betaversie zoals die nu voorligt.
Beste collega’s. Veel dank voor jullie inspanningen om met het stadsarchief in gesprek te gaan over deze belangrijke kwestie. Het is geheel begrijpelijk dat er wordt gezocht naar nieuwe oplossingen voor digital born archief maar het is daarbij wel verrassend dat bij de herinrichting zo weinig aandacht is voor het belang van informatie over de vorming van archieven, en de structuur daarvan. Als de gebruiker niet kan nakijken hoe het archief gevormd en ingericht is, kan zij ook niet weten wat er daarin wél en vooral ook niet te vinden is, welke overwegingen en belangen aanleiding waren om het materiaal te verzamelen, en hoe de werkprocessen van de archiefvormers en dus ook vroegere machtsverhoudingen terugkomen in de stukken. Juist dat laatste, hebben historici én archiefwetenschappers de afgelopen decennia geleerd, is absoluut essentieel in het begrijpen van archief. Dat is niet alleen zo voor de professionele gebruiker (ik heb net weer 12 weken besteed om mijn studenten te laten zien en merken wat dat voor verschil maakt) maar dat is juist ook zo voor het bredere publiek. Want wat moet je met je hits als je ze niet kunt (leren) plaatsen ? Kortom, er is vast veel te verbeteren, maar op deze manier raken we van de regen in de drup.